Städavtal för BRF:er – så skriver ni rätt avtal

Ett genomarbetat städavtal för er BRF skapar tydlighet, trygghet och långsiktighet i samarbetet mellan bostadsrättsföreningen och städföretaget. Vi förstår att det för styrelsen inte bara handlar om pris, utan om ansvar, kvalitet och uppföljning. I den här guiden går vi igenom vad som bör regleras, vanliga fallgropar och hur ni säkerställer att ert städavtal för fastigheten håller över tid.

Varför behövs ett städavtal för er BRF?

Ett tydligt städavtal för BRF:er fungerar som ett gemensamt ramverk för förväntningar och ansvar. Utan ett skriftligt avtal riskerar föreningen otydlig ansvarsfördelning och svårigheter vid reklamationer.

För fastigheter med gemensamma utrymmen är ett städavtal för fastigheten särskilt viktigt, eftersom omfattning och frekvens ofta skiljer sig från exempelvis kontorsstädning. Ett korrekt utformat städavtal för BRF:er bidrar till:

• jämn och dokumenterad kvalitet
• bättre kontroll på kostnader
• minskad risk för tvister
• tydlig grund vid uppföljning och förnyelse

Viktiga punkter att reglera

När styrelsen tar fram eller uppdaterar ett städavtal för BRF bör vissa grundläggande delar alltid finnas med. Dessa återkommer även i vägledningar från bransch- och intresseorganisationer.

• omfattning: vilka ytor i fastigheten som ingår
• frekvens: hur ofta olika moment ska utföras
• kvalitetsnivå: vad som räknas som godkänd städning
• ansvar: exempelvis nycklar, larm och städmaterial
• rapportering och uppföljning

För många föreningar är det klokt att utforma avtalet som ett städavtal för fastigheten snarare än ett generellt städuppdrag, eftersom behoven ofta förändras över tid. Ett tydligt städavtal för BRF:er ska också beskriva hur avvikelser hanteras.

Vanliga fallgropar

En vanlig fallgrop är att ett städavtal för BRF skrivs för övergripande. Det kan leda till tolkningsproblem när kvaliteten ifrågasätts. Andra vanliga misstag är:

• otydliga beskrivningar av städmoment
• avsaknad av mätbara kvalitetskrav
• oklara villkor för extraarbeten
• lång bindningstid utan möjlighet till omförhandling

Även i ett städavtal för fastigheten är det viktigt att undvika standardformuleringar som inte är anpassade efter just er byggnad. Ett välformulerat städavtal för BRF:er ska spegla faktiska behov, inte bara leverantörens standardvillkor.

Exempel på avtalsvillkor

För att tydliggöra hur ett städavtal för BRF:er kan utformas följer här exempel på vanliga avtalsvillkor:

• städningen ska utföras enligt specificerad checklista
• gemensamma kvalitetskontroller genomförs kvartalsvis
• brister ska åtgärdas inom överenskommen tidsram
• prisjusteringar och indexuppräkning ska vara tydligt reglerade

Liknande formuleringar är även vanliga i ett städavtal för fastigheten, särskilt i större bostadsrättsföreningar. Det är dock viktigt att varje avtal anpassas innan det används i praktiken.

Hur man förnyar eller byter leverantör

Ett städavtal för BRF bör ses över regelbundet, vanligtvis en gång per år. På så sätt säkerställer styrelsen att avtalet fortfarande motsvarar fastighetens behov.

Vid byte av leverantör är det viktigt att:

• säga upp befintligt städavtal för fastigheten enligt avtalade villkor
• dokumentera nuvarande kvalitet och eventuella brister
• jämföra flera leverantörer utifrån samma kravspecifikation

Ett uppdaterat städavtal för er BRF underlättar övergången och minskar risken för missförstånd eller driftstörningar. Ta del av vår checklista för BRF-styrelser och kontakta oss idag för en kostnadsfri offert!